Come fare una videochiamata con Zoom

Dopo aver visto come ottenere Zoom gratis, è venuto il momento di iniziare ad usarlo per la sua funzionalità più importante, ovvero la videochiamata zoom.
Di solito mostro prima le funzionalità minori singolarmente, ma in questo caso credo sia più opportuno mostrare subito la sua funzionalità core, facendo una panoramica veloce ma abbastanza esaustiva su come fare una videochiamata con zoom.

Zoom è l'antagonista diretto di Teams, e a parità di versione gratuita, da una prima occhiata sembra proprio che il primo batta il gigante di casa Microsoft.
Con zoom è infatti possibile cambiare lo sfondo della videochiamata già dalla versione free, quantomeno se lo si utilizza su pc, o anche usare la funzionalità per mettere in mute tutti i microfoni dei partecipanti al meeting, cosa utilissima in caso di videolezioni con molti partecipanti.

Vediamo quindi rapidamente come fare videochiamate con zoom.

Come fare una videochiamata con Zoom

Per poter avviare subito una videochiamata zoom basta seguire i seguenti passaggi:

1. Avviare l'app di zoom per pc o per cellulare
2. Cliccare sul bottone New meeting
3. Si aprirà una finestra preliminare dove sarà possibile attivare/disattivare il proprio audio cliccando sull'icona del microfono, attivare o disattivare il video cliccando sull'icona della fotocamera
4. Adesso, per poter parlare con qualcuno o anche solo chattare, occorre aggiungere dei partecipanti al meeting.
   Clicchiamo dunque su Participants
5. Nella nuova tab di destra, cliccare su Invite
6. Ora, se si aveva già aggiunto una persona tra i contatti questa apparirà nella lista della tab Contacts e basterà selezionare il nominativo e cliccare su Invite, altrimenti bisognerà cliccare su Email e selezionare tra le seguenti opzioni: default email, gmail, yahoo mail, o copy invitation per copiare l'invito completo a partecipare ad una call zoom negli appunti e poi mandarla con la modalità preferita (es tramite whatsapp)
7. Una volta che la persona avrà accettato l'invito, apparirà nella lista dei partecipanti di destra, e basterà cliccare sul pulsante Admit per far cominciare la videochiamata zoom

Adesso, potrai parlare e vederti con i tuoi colleghi di lavoro tramite l'app zoom, oppure chattare o mandarti file, o anche volendo condividere lo schermo per mostrare una presentazione.
Se sei l'organizzatore del meeting poi, potrai anche decidere di mettere tutti in silenzio mettendo mute ai microfoni di tutti i partecipanti, facendo poi parlare solo chi vuoi.

Infine, per terminare la chiamata clicca su End, e sceglie se lasciare solo tu il canale (leave meeting) o, se sei l'organizzatore, terminare la call per tutti (end meeting for all).

Zoom da una prima occhiata sembra essere più potente di teams, anche se è un filino più complicato perchè completamente in inglese.
Ad ogni modo, ecco una breve video guida su come fare una video chiamata tramite zoom:
https://youtu.be/WtaiKk0utck

Come scaricare Zoom

Dopo aver fatto un bel po' di guide sul famoso programma per smartworking di casa microsoft, ovvero teams, è venuto il momento di parlare del suo antagonista diretto, ovvero il famigerato zoom.
Zoom è un programma di videoconferenza gratuito che può essere scaricato da tutti, ma che richiede giusto un attimo di attenzione per poter essere iniziato a venir usato, dato che è in lingua inglese e quindi meno immediato di teams.

Vediamo subito di partire dalle basi, ovvero dalla registrazione al servizio e dal download di zoom.

Come scaricare Zoom gratis

Per poter iniziare subito ad usare zoom per windows, basta seguire questi pochi e semplici passaggi:

1. Collegarsi al sito ufficiale di zoom, ovvero: https://zoom.us/
2. Dopo aver dato il consueto noioso ed inutile ok sull'utilizzo dei cookies, cliccare in alto a destra sul bottone Sign up for free
3. Si finirà in una pagina dove bisognerà indicare la propria data di nascita... un consiglio, è meglio risultare maggiorenni :p
4. Nella pagina successiva bisognerà inserire la propria email e poi cliccare su Sign up
5. Dopo aver cliccato su Confirm nella pagina che si aprirà, andare nella propria posta elettronica ed aprire il messaggio appena ricevuto. Ora basterà cliccare sul link o sul bottone Activate account
6. Si aprirà una finestra dove vi verrà chiesto se fate parte di una scuola, se dite no vi fa andare avanti subito
7. Adesso dovrete compilare i consueti campi nome (first name), cognome (last name), ed inserire la password scelta, rispettando un minimo di robustezza (lunghezza minimo 8, almeno una maiuscola o minuscola, almeno una lettera, almeno un numero).
   Una volta fatto, cliccare su Continue
8. Nella pagina successiva vi verrà chiesto di invitare amici, saltatelo per ora cliccando su Skip this step
9. Nella pagina che si aprirà, per scaricare il programma di zoom da installare sul proprio pc, cliccare su Start meeting now
10. Partirà in automatico il download di zoom, una volta terminato, installatelo sul vostro pc tramite doppio click sul file appena scaricato

Finito il download partirà in automatico zoom e potrete subito iniziare una videoconferenza, dato che vi troverete già nella vostra stanza.
Ovviamente per poterlo fare, dovrete prima invitare qualcuno, ma questo... è un altro post (cit.)

Qui di seguito una video guida su come registrarsi su zoom:
https://youtu.be/yuJPZBK9l30

Come videochiamare su Teams

Dopo aver spiegato tutta una serie di funzionalità più o meno importanti di microsoft teams, è venuto il momento di affrontare uno dei pilastri di questa piattaforma di comunicazione online: la videochiamata!
Una videochiamata teams infatti altri non è che una chiamata normale, che oltre ad avere l'audio ha anche il video.
Ovviamente, il requisito fondamentale per poter videochiamare con teams, è quello di possedere una fotocamera sul proprio computer o telefonino.

Vediamo quindi come poter fare videochiamate teams con i nostri compagni di scuola o colleghi di lavoro in smartworking.

Come videochiamare su Teams

Se si possiede una fotocamera con microfono, o un cellulare di ultima generazione con installata l'app di microsoft teams, fare una videochiamata è in realtà molto semplice.
Basta infatti seguire questi pochi e semplici passaggi:

1. Apri l'app di teams o collegati sul sito web: https://teams.microsoft.com
2. Clicca a sinistra sulla sezione chiamate
3. Adesso hai diverse opzioni, la più semplice consiste nel cliccare su contatti e nel cercare la persona da videochiamare
4. Una volta individuato il tuo contatto, clicca sull'icona della fotocamera per avviare una videochiamata

Tutto qui, avrai così fatto partire una videochiamata, e quando il tuo contatto risponderà, potrete vedervi e sentirvi... a patto ovviamente che entrambi abbiate una fotocamera con microfono, e che le icone della fotocamera e del microfono non siano sbarrate.

Adesso potrete parlarvi e vedervi, potrete mettere in muto il microfono all'occorrenza in caso di rumori nella stanza, potrete usare la chat per condividere foto e file durante una videochiamata, o anche solo per scrivervi dei messaggi di testo per comunicare nel caso di problemi audio (cosa che in effetti può capitare).
Potrete anche condividere lo schermo ed invitare altri partecipanti alla chiamata, come anche disattivare il video del vostro interlocutore per risparmiare banda.

Tutte queste funzionalità le ho già spiegate nelle varie guide su teams, ad ogni modo le ho mostrate velocemente in un video tutorial su come fare una videochiamata su teams... enjoy (cit.):
https://youtu.be/gixer2ad5Xc

Come moderare un canale Teams

Dopo la breve spiegazione su come impedire i commenti dei guest su teams, una cosa era abbastanza chiara a tutti, o per meglio dire un limite.
Gli ospiti infatti erano in grado comunque di scrivere su un canale anche dopo la disattivazione dei commenti, e questo potevano farlo rispondendo ai commenti degli altri, aggiungendo quindi delle risposte.

Se la desiderata è invece quella di blindare completamente un canale microsoft teams, vediamo come fare per disattivare tutti i commenti per gli utenti di un canale.
Insomma, impariamo a fare un po' di moderazione su teams.

Come moderare un canale Teams

La procedura per disattivare completamente tutti i commenti di un canale teams è molto semplice, basta infatti:

1. Aprire l'app di teams o il sito ufficiale: https://teams.microsoft.com
2. Cliccare sul nome del canale da moderare
3. Cliccare sui 3 puntini orizzontali sulla detra del nome
4. Cliccare su gestisci canale
5. Adesso in Impostazioni canale, cliccare su Autorizzazioni
6. Nella sezione Moderazione canale selezionare Attiva
7. Adesso, andare a defleggare le seguenti voci della sezione Autorizzazioni membro del team: Consenti ai membri di rispondere ai messaggi del canale, Consenti ai bot di inviare messaggi nel canale, Consenti ai connettori di inviare messaggi nel canale

Fine, avrai così tolto la possibilità ai membri del team con privilegi non da gestori di inserire qualsiasi sorta di commento o contenuto sul tuo canale teams.
Adesso potrai proseguire con il tuo monologo nella lezione di e-learning, o nella riunione di lavoro in smartworking perchè nessuno potrà più disturbarti con i suoi messaggi sul canale.

Ecco un breve video tutorial:
https://youtu.be/tZWYvsWdhHU

Come programmare una riunione su Outlook

Uno dei migliori client di posta elettronica sul mercato, a parte il potentissimo gmail, è quello di casa microsoft, ovvero outlook.
Quello che non tutti sanno però, è che, oltre a consentire di spedire email, outlook consente anche di programmare delle riunioni per potersi incontrare con i colleghi di lavoro o anche solo via telefono, o addirittura online tramite skype o altri strumenti.

Creare una riunione in un calendario outlook ci consente di avvisare via email tutti i partecipanti, di ricevere delle notifiche di risposta (accettazione o declino), e soprattutto di venir allertati poco tempo prima dell'inizio dell'incontro.

Vediamo subito come creare un meeting con outlook.

Come programmare una riunione su Outlook

Per poter pianificare una riunione su outlook occorre procedere nel seguente modo:

1. Accedi al client di posta elettronica di casa microsoft tramite applicazione o sito web: https://outlook.office.com/mail/inbox/
2. Nella colonna di sinistra clicca sull'icona del calendario
3. In alto a sinistra clicca su nuovo evento, oppure clicca direttamente sul giorno desiderato per far aprire la form di compilazione dei dettagli della riunione con già dentro la data esatta
4. Adesso, inserisci il titolo della riunione
5. Poi, aggiungi i partecipanti, scegliendoli dalla rubrica o digitandone l'indirizzo email
6. Indica data e ora, o flegga la voce giornata intera se l'evento dura tutto il giorno (es. un corso)
7. Se necessario scegli se ripetere o meno l'evento in automatico per ritrovarselo in calendario anche tutti i giorni per tot tempo
8. Importante, inserisci il luogo dell'evento, che sia un indirizzo o una sala di un palazzo
   
9. Indicare quanto prima si vuol venir ricordati della riunione, di default 15 minuti
10. Scrivere una descrizione dell'incontro, allegando anche eventuali file o foto, per far capire meglio agli invitati di cosa si tratta
11. Se state facendo smartworking, clicca su aggiungi riunione online per scegliere lo strumento del meeting, es. skype
12. Controllare nella schermata di destra se ci sono conflitti con gli impegni degli altri partecipanti, e nel caso spostare la riunione
13. Infine cliccare su Invia

Ed ecco che avrai creato la tua prima riunione con outlook.
Tutti gli invitati riceveranno un'email di conferma, dove dovranno rispondere si, no, o forse, e tu a tua volta verrai subito allertato della loro scelta e potrai agire di conseguenza se il numero minimo dei partecipanti previsiti, o se quelli indispensabili, non potranno presenziare.

Bene, è tutto.
Ora puoi programmare la tua giornata lavorativa tramite microsoft outlook calendar, creando quanti meeting ti pare.

Qui di seguito una breve video guida, dove ho fatto il terribile errore di dimenticare di inserire il luogo della riunione:
https://youtu.be/qqFpyaq-xrM

Come disattivare i commenti su Teams

Dopo aver imparato un po' di nozioni base nell'utilizzo di Microsoft Teams, vediamo come approfondire la parte di moderazione e chat.
Capiamo come disabilitare i commenti su teams su uno specifico canale, almeno per quanto riguarda gli ospiti, in modo tale che questi possano leggere ma non aprire nuove discussioni.

Un ospite infatti, potrebbe essere ammesso ad un team o ad un canale come solo spettatore, mentre i contenuti potrebbe essere necessario che vengano modificati dai soli amministratori o gestori del canale.
Vediamo quindi come rendere un canale in sola lettura... per alcuni utenti.

Come disattivare i commenti su Teams

Per disabilitare la possibilità di inserire commenti su microsoft teams per gli ospiti, per fare smartworking ed e-learning con moderazione, basta procedere nel seguente modo:

1. Apri l'app di teams o il sito web ufficiale: https://teams.microsoft.com
2. Scegli se disattivare i commenti per un intero team o per uno specifico canale, poi posizionati con il mouse sul suo nome e clicca sui tre puntini orizzontali che si apriranno
3. Adesso clicca su Gestisci il team (o gestisci il canale)
4. Clicca su Impostazioni canale (o Impostazioni se si tratta del team, ma tipicamente un ospite è abbinato ad un canale)
5. Nella voce Autorizzazioni, spunta la voce "Tutte le persone, eccetto i guest, possono creare un nuovo post"

Avrai così impedito agli ospiti di inserire nuovi commenti su teams, anche se in realtà questi potranno ancora commentare eventuali post fatti da altri.
I membri hanno più libertà, ma eventuali impostazioni / restrizioni sui permessi è sempre possibile darle da dentro le impostazioni del canale alla voce autorizzazioni dei membri.

Completa il breve tutorial, la consueta video guida by youtube:
https://youtu.be/K6qgy8MvxEw

Come cancellare messaggi su Teams

Quando si avvia una chat o si scrive su un canale o un team, può anche capitare di sbagliare e di voler cancellare il messaggio da teams.
Fortunatamente questa possibilità è contemplata sullo strumento per lo smartworking di casa microsoft, vediamo subito come fare.

Come cancellare messaggi su Teams

Per poter eliminare un messaggio su teams basta procedere nel seguente modo:

1. Apri l'app di teams o il sito web ufficiale: https://teams.microsoft.com
2. Entrare nella chat o nel canale in cui c'è il messaggio da rimuovere
3. Passare con il mouse sul messaggio da far sparire
4. Si aprirà una specie di popup con delle voci, cliccare sui 3 puntini orizzontali
5. Cliccare su Elimina

Tutto qui!
Con pochi semplici click avrai fatto sparire il tuo messaggio da teams.

Se poi ti sei sbagliato, per un lasso di tempo limitato avrai anche la possibilità di recuperare un messaggio cancellato da teams, cliccando semplicemente sulla voce Annulla.

Bene, è tutto.
Conclude il tutorial teams questa breve video guida:
https://youtu.be/CcXl19wgy34