Come incrociare i calendari di outlook 2013

Se hai la necessità di creare un appuntamento/riunione su microsoft outlook 2013, forse avrai anche la necessità di sapere se le persone che vuoi invitare sono disponibili.
Per sapere se una persona è libera da impegni il giorno e all'ora in cui vuoi creare l'appuntamento su outlook, puoi, alzare il tefono, scrivere 2000 email tra tutti i vari partecipanti, oppure seguire quanto scritto in questa guida :)

Come incrociare i calendari di outlook 2013

Per incrociare i calendari di più persone con outlook 2013 hai diverse possibilità.
Partiamo dall'esempio più semplice, ovvero, proviamo a creare un nuovo appuntamento su outlook in un determinato giorno e proviamo a vedere se i partecipanti sono liberi.

Andiamo nel Calendario, poi clicchiamo su Nuovo appuntamento.
Compiliamo l'oggetto, il luogo, e scegliamo data e ora della nostra riunione, infine clicchiamo su Invita partecipanti.

Nella nuova finestra, inseriamo l'elenco dei partecipanti da invitare al nostro appuntamento outlook.

Ora, sulla sinistra, troveremo la voce Orari suggeriti, dove verranno evidenziati eventuali conflitti.
Se passando con il mouse apparirà la scritta Rilevati conflitti per l'orario selezionato, vorrà dire che una delle persone invitate alla riunione non è disponibile.

Clicchiamo sulle due frecce rosse per vedere i conflitti nel dettaglio.

Finiremo così nella sezione Regole pianificazione (nella quale volendo potevamo arrivare subito cliccando l'omonimo bottone in alto nella pagina), dove potremo vedere l'elenco delle persone invitate alla riunione e le loro disponibilità.

Accanto ad ogni partecipante, vicino all'ora ed al giorno desiderato, ci sarà dunque un colore diverso a seconda se il contatto da invitare all'appuntamento è:

• Occupato (blu)
• Provvisorio (righe blu)
• Fuori sede (viola)
• In un'altra postazione di lavoro (puntini)
• Non si ha nessuna informazione (righe grigie)
• Ore non lavorative, ovvero è festa quel giorno (grigio)

Quindi, il riquadro bianco significa che la persona è disponibile (o potevo anche dire, se una persona non ha nessuno dei seguenti colori vuol dire che può partecipare alla nostra riunione :p).

Se non trovi disponibilità per il giorno desiderato, spostati pure avanti nei giorni con le frecce, ed infine scegli il giorno e l'ora in cui tutti i partecipanti che vuoi invitare alla riunione sono disponibili, e poi clicca su Invia.