Dopo aver spiegato tutta una serie di funzionalità più o meno importanti di microsoft teams, è venuto il momento di affrontare uno dei pilastri di questa piattaforma di comunicazione online: la videochiamata!
Una videochiamata teams infatti altri non è che una chiamata normale, che oltre ad avere l'audio ha anche il video.
Ovviamente, il requisito fondamentale per poter videochiamare con teams, è quello di possedere una fotocamera sul proprio computer o telefonino.
Vediamo quindi come poter fare videochiamate teams con i nostri compagni di scuola o colleghi di lavoro in smartworking.
Come videochiamare su Teams
Se si possiede una fotocamera con microfono, o un cellulare di ultima generazione con installata l'app di microsoft teams, fare una videochiamata è in realtà molto semplice.
Basta infatti seguire questi pochi e semplici passaggi:
Adesso hai diverse opzioni, la più semplice consiste nel cliccare su contatti e nel cercare la persona da videochiamare
Una volta individuato il tuo contatto, clicca sull'icona della fotocamera per avviare una videochiamata
Tutto qui, avrai così fatto partire una videochiamata, e quando il tuo contatto risponderà, potrete vedervi e sentirvi... a patto ovviamente che entrambi abbiate una fotocamera con microfono, e che le icone della fotocamera e del microfono non siano sbarrate.
Adesso potrete parlarvi e vedervi, potrete mettere in muto il microfono all'occorrenza in caso di rumori nella stanza, potrete usare la chat per condividere foto e file durante una videochiamata, o anche solo per scrivervi dei messaggi di testo per comunicare nel caso di problemi audio (cosa che in effetti può capitare).
Potrete anche condividere lo schermo ed invitare altri partecipanti alla chiamata, come anche disattivare il video del vostro interlocutore per risparmiare banda.
Tutte queste funzionalità le ho già spiegate nelle varie guide su teams, ad ogni modo le ho mostrate velocemente in un video tutorial su come fare una videochiamata su teams... enjoy (cit.): https://youtu.be/gixer2ad5Xc
Dopo la breve spiegazione su come impedire i commenti dei guest su teams, una cosa era abbastanza chiara a tutti, o per meglio dire un limite.
Gli ospiti infatti erano in grado comunque di scrivere su un canale anche dopo la disattivazione dei commenti, e questo potevano farlo rispondendo ai commenti degli altri, aggiungendo quindi delle risposte.
Se la desiderata è invece quella di blindare completamente un canale microsoft teams, vediamo come fare per disattivare tutti i commenti per gli utenti di un canale.
Insomma, impariamo a fare un po' di moderazione su teams.
Come moderare un canale Teams
La procedura per disattivare completamente tutti i commenti di un canale teams è molto semplice, basta infatti:
Cliccare sui 3 puntini orizzontali sulla detra del nome
Cliccare su gestisci canale
Adesso in Impostazioni canale, cliccare su Autorizzazioni
Nella sezione Moderazione canale selezionare Attiva
Adesso, andare a defleggare le seguenti voci della sezione Autorizzazioni membro del team: Consenti ai membri di rispondere ai messaggi del canale, Consenti ai bot di inviare messaggi nel canale, Consenti ai connettori di inviare messaggi nel canale
Fine, avrai così tolto la possibilità ai membri del team con privilegi non da gestori di inserire qualsiasi sorta di commento o contenuto sul tuo canale teams.
Adesso potrai proseguire con il tuo monologo nella lezione di e-learning, o nella riunione di lavoro in smartworking perchè nessuno potrà più disturbarti con i suoi messaggi sul canale.
Uno dei migliori client di posta elettronica sul mercato, a parte il potentissimo gmail, è quello di casa microsoft, ovvero outlook.
Quello che non tutti sanno però, è che, oltre a consentire di spedire email, outlook consente anche di programmare delle riunioni per potersi incontrare con i colleghi di lavoro o anche solo via telefono, o addirittura online tramite skype o altri strumenti.
Creare una riunione in un calendario outlook ci consente di avvisare via email tutti i partecipanti, di ricevere delle notifiche di risposta (accettazione o declino), e soprattutto di venir allertati poco tempo prima dell'inizio dell'incontro.
Vediamo subito come creare un meeting con outlook.
Come programmare una riunione su Outlook
Per poter pianificare una riunione su outlook occorre procedere nel seguente modo:
Nella colonna di sinistra clicca sull'icona del calendario
In alto a sinistra clicca su nuovo evento, oppure clicca direttamente sul giorno desiderato per far aprire la form di compilazione dei dettagli della riunione con già dentro la data esatta
Adesso, inserisci il titolo della riunione
Poi, aggiungi i partecipanti, scegliendoli dalla rubrica o digitandone l'indirizzo email
Indica data e ora, o flegga la voce giornata intera se l'evento dura tutto il giorno (es. un corso)
Se necessario scegli se ripetere o meno l'evento in automatico per ritrovarselo in calendario anche tutti i giorni per tot tempo
Importante, inserisci il luogo dell'evento, che sia un indirizzo o una sala di un palazzo
Indicare quanto prima si vuol venir ricordati della riunione, di default 15 minuti
Scrivere una descrizione dell'incontro, allegando anche eventuali file o foto, per far capire meglio agli invitati di cosa si tratta
Se state facendo smartworking, clicca su aggiungi riunione online per scegliere lo strumento del meeting, es. skype
Controllare nella schermata di destra se ci sono conflitti con gli impegni degli altri partecipanti, e nel caso spostare la riunione
Infine cliccare su Invia
Ed ecco che avrai creato la tua prima riunione con outlook.
Tutti gli invitati riceveranno un'email di conferma, dove dovranno rispondere si, no, o forse, e tu a tua volta verrai subito allertato della loro scelta e potrai agire di conseguenza se il numero minimo dei partecipanti previsiti, o se quelli indispensabili, non potranno presenziare.
Bene, è tutto.
Ora puoi programmare la tua giornata lavorativa tramite microsoft outlook calendar, creando quanti meeting ti pare.
Qui di seguito una breve video guida, dove ho fatto il terribile errore di dimenticare di inserire il luogo della riunione: https://youtu.be/qqFpyaq-xrM
Freddure divertenti sulla luce elettrica.
5 barzellette sull'elettricità:
Il comandante dei carabinieri: - "Appuntato, accendete subito la luce!" E l'appuntato: - "Tic tac tic tac tic tac tic tac..." Così il comandante domanda: "Ma che diavolo sta facendo?" E l'appuntato risponde: - "C'e' scritto 220 volt!"
- Se una persona si lancia violentemente contro una presa elettrica... - ...è un tipo che va contro-corrente?
- Qual è il colmo per un dipendente ENEL? - Essere in bolletta!
- Perché gli avari odiano i frigoriferi? - Perché non sono mai certi che chiudendo la porta si spenga la lampadina!
Notizia giornalistica fresca fresca: - Rubato un TIR pieno di lampadine... i carabinieri brancolano nel buio!
Dopo aver imparato un po' di nozioni base nell'utilizzo di Microsoft Teams, vediamo come approfondire la parte di moderazione e chat.
Capiamo come disabilitare i commenti su teams su uno specifico canale, almeno per quanto riguarda gli ospiti, in modo tale che questi possano leggere ma non aprire nuove discussioni.
Un ospite infatti, potrebbe essere ammesso ad un team o ad un canale come solo spettatore, mentre i contenuti potrebbe essere necessario che vengano modificati dai soli amministratori o gestori del canale.
Vediamo quindi come rendere un canale in sola lettura... per alcuni utenti.
Come disattivare i commenti su Teams
Per disabilitare la possibilità di inserire commenti su microsoft teams per gli ospiti, per fare smartworking ed e-learning con moderazione, basta procedere nel seguente modo:
Scegli se disattivare i commenti per un intero team o per uno specifico canale, poi posizionati con il mouse sul suo nome e clicca sui tre puntini orizzontali che si apriranno
Adesso clicca su Gestisci il team (o gestisci il canale)
Clicca su Impostazioni canale (o Impostazioni se si tratta del team, ma tipicamente un ospite è abbinato ad un canale)
Nella voce Autorizzazioni, spunta la voce "Tutte le persone, eccetto i guest, possono creare un nuovo post"
Avrai così impedito agli ospiti di inserire nuovi commenti su teams, anche se in realtà questi potranno ancora commentare eventuali post fatti da altri.
I membri hanno più libertà, ma eventuali impostazioni / restrizioni sui permessi è sempre possibile darle da dentro le impostazioni del canale alla voce autorizzazioni dei membri.
Quando si avvia una chat o si scrive su un canale o un team, può anche capitare di sbagliare e di voler cancellare il messaggio da teams.
Fortunatamente questa possibilità è contemplata sullo strumento per lo smartworking di casa microsoft, vediamo subito come fare.
Come cancellare messaggi su Teams
Per poter eliminare un messaggio su teams basta procedere nel seguente modo:
Entrare nella chat o nel canale in cui c'è il messaggio da rimuovere
Passare con il mouse sul messaggio da far sparire
Si aprirà una specie di popup con delle voci, cliccare sui 3 puntini orizzontali
Cliccare su Elimina
Tutto qui!
Con pochi semplici click avrai fatto sparire il tuo messaggio da teams.
Se poi ti sei sbagliato, per un lasso di tempo limitato avrai anche la possibilità di recuperare un messaggio cancellato da teams, cliccando semplicemente sulla voce Annulla.
Dopo aver imparato le basi dell'utilizzo di Microsoft Teams, è venuto il momento di fare un ulteriore passo avanti nel mondo dello smart working.
Vediamo infatti come poter lavorare in team da remoto, condividendo ciò che vediamo.
Sto infatti parlando della possibilità di condividere lo schermo con altri membri di un team che abbiamo in chat o in videochiamata.
Vediamo subito come si usa questa potentissima funzionalità di teams.
Come condividere lo schermo con Teams
Per poter avviare la condivisione dello schermo, di una scheda del browser o di un file presentazione power point su microsoft teams, basta procedere nel seguente modo:
Avvia una chiamata vocale o video con i tuoi amici o colleghi di lavoro
Adesso, nella barra degli strumenti posta al centro dello schermo, clicca sull'icona rappresentante un rettangolo con una freccia verso il basso
Si aprirà la schermata di condivisione dove dovrai scegliere se, condividere lo schermo del computer (condivisione schermo) o condividere una presentazione ppt (powerpoint). Nel primo caso, dovrai decidere se condividere: il tuo intero schermo, la finestra di un'applicazione, una scheda di chrome.
Fatta la tua scelta, ti basterà cliccare su Condividi
Avvierai così la condivisione dello schermo o di un file, e tutti i tuoi compagni di lavoro o di classe vedranno cosa stai mostrando, ed ovviamente potrai continuare a parlare o a mostrarti in cam se lo vorrai (in un piccolo riquadro), o a scrivere nella chat, in modo tale da poter fare una vera e propria presentazione / corso online con microsoft teams.
Gli strumenti di condivisione schermo di teams sono tra le funzionalità migliori di questa app, quindi imparare a padroneggiarle può fare davvero la differenza e velocizzare notevolmente il lavoro di tutti.
Qui di seguito un video tutorial su come condividere lo schermo o dei file su teams: https://youtu.be/Ndk9ufZ5YAE